Какие форматы мы считаем деловыми
Конференция и форум с секциями и модератором. Стратегическая сессия с фасилитацией. Презентация продукта — не слайды для отдела, а запуск для клиентов и прессы. Инсентив и выездная конференция: деловой день + программа, часто в Сочи или за границей.
Научные и вузовские конференции, «презентации организации» для учёбы и отчётов — другой рынок. Мы закрываем корпоративный MICE: бизнес, HR, маркетинг, партнёрские дни.
Из чего состоит программа делового дня
Регистрация и бейджи, пленарка, секции или воркшопы, кофе-брейки, обед, который не разваливает тайминг, вечерний networking. Онлайн-аудитория, если нужна: режиссёрский пульт, мультикамера, перевод, чат. После события — записи и отчёт по подключениям.
- Контент и спикеры: бриф, модератор, тайминг выступлений, репетиция.
- Площадка: зал под формат, раздельные зоны кофе и секций, запас по электричеству.
- Техника: звук, свет, LED, трансляция, синхронный перевод при международных гостях.
- Сервис: регистрация, навигация, кейтеринг без очереди в 400 человек.
- Вечер: афтепати в том же контуре или отдельная площадка с тем же подрядчиком.
Где проводить: город vs выезд
Москва — конгресс-центры и Сити, удобно для федеральной аудитории. Сочи / Сириус — выезд с вау-локацией и склад техники на месте. Петербург — отели 5* и современные острова. Екатеринбург — Ельцин Центр и Сити. Выезд имеет смысл, если цель — ещё и сплотить участников; иначе лишняя логистика съест бюджет спикеров.
Сроки и бюджет
Конференция под ключ — от 400 000–500 000 ₽ в зависимости от города и техники; крупные форумы считаются иначе. Слоты залов и отелей на осенний сезон — за 3–4 месяца. Спикеров бронируем напрямую, райдеры закрываем своим светом и звуком — без цепочки субаренды.
Подробный операционный чек-лист из 40 пунктов — в статье про организацию конференции. Логистику выездов и инсентив — на странице MICE. Здесь место для решения: какой формат вам нужен и в каком городе.
Типичные разрывы делового события
Стрим поручили «видеооператору площадки» — картинка есть, звук со сцены нет. Кофе-брейк на 15 минут при 400 гостях и двух урнах. Спикер задерживается, а запасного блока нет. Вечер отдали другому агентству — гости потерялись между адресами.
WOW EVENT ставит один штаб: координатор, техника, кейтеринг, вечер. Смета за 24 часа после брифа: дата, город, число офлайн и онлайн, нужен ли перевод.